Kapitel 01
Die Berechnungsformel im Überblick
U1-Jahresbeitrag = Bruttogehalt (max. 101.400 €/Jahr) × . U1-Erstattung = (Bruttogehalt / 30) × × . Netto-U1-Kosten = Jahresbeitrag − Erstattungen.
Der Umlagesatz wird von der Krankenkasse festgelegt und variiert je nach Tarifstufe (50/70/80 % Erstattung) zwischen ca. 1,5 % und 4,5 % des Bruttogehalts.
Wichtig: Gehälter über 8.450 €/Monat werden nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze berücksichtigt — sowohl bei der Umlage als auch bei der Erstattungsberechnung.
Kapitel 02
Einzelne Mitarbeiter: Vier Szenarien
Szenario A — Niedrigeinkommen, kein Krankenstand: 2.200 € Brutto, 0 Krankheitstage. TK 70 %-Tarif (2,1 %): Umlage 554 €, Erstattung 0 €, Nettokosten 554 €/Jahr.
Szenario B — Mittleres Gehalt, normaler Krankenstand: 3.500 € Brutto, 12 Krankheitstage. BARMER 70 %-Tarif (2,4 %): Umlage 1.008 €, Erstattung 980 €, Nettokosten 28 €/Jahr — nahezu kostenneutral.
Szenario C — Höheres Gehalt, hoher Krankenstand: 5.000 € Brutto, 22 Krankheitstage. DAK 80 %-Tarif (3,4 %): Umlage 2.040 €, Erstattung 2.933 €, Netto-Ertrag 893 €/Jahr (Erstattungen übersteigen Beiträge).
Szenario D — Topgehalt über BBG: 10.000 € Brutto (begrenzt auf 8.450 €), 15 Krankheitstage. IKK Südwest 70 %-Tarif (2,2 %): Umlage 2.231 €, Erstattung 2.958 €, Netto-Ertrag 727 €/Jahr.
Kapitel 03
Gesamtbetrieb: Typische Beispielkonstellationen
Handwerksbetrieb, 12 MA, Durchschnitt 3.200 € Brutto, 14 Krankheitstage/MA: Gesamtumlage IKK classic 70 %-Tarif (2,3 %): 10.598 €/Jahr. Gesamterstattung: 12.544 €/Jahr. Netto-Ertrag: 1.946 €/Jahr.
IT-Dienstleister, 8 MA, Durchschnitt 5.500 € Brutto, 5 Krankheitstage/MA: Gesamtumlage TK 70 %-Tarif (2,1 %): 11.088 €/Jahr. Gesamterstattung: 5.133 €/Jahr. Nettokosten: 5.955 €/Jahr — hier lohnt niedrigere Stufe.
Pflegedienst, 20 MA, Durchschnitt 2.800 € Brutto, 20 Krankheitstage/MA: Gesamtumlage AOK BW 80 %-Tarif (2,9 %): 19.488 €/Jahr. Gesamterstattung: 29.867 €/Jahr. Netto-Ertrag: 10.379 €/Jahr — hohes Einsparpotenzial durch höhere Stufe.
Kapitel 04
Tarifstufenvergleich bei derselben Kasse
Betrieb X, 10 MA, durchschnittlich 3.000 € Brutto, 10 Krankheitstage/MA. Krankenkasse: KNAPPSCHAFT. 70 %-Tarif (2,55 %): Umlage 9.180 €, Erstattung 7.000 €, Nettokosten 2.180 €/Jahr. 80 %-Tarif (3,5 %): Umlage 12.600 €, Erstattung 8.000 €, Nettokosten 4.600 €/Jahr.
In diesem Szenario ist der 70 %-Tarif um 2.420 €/Jahr günstiger — obwohl er weniger erstattet. Das liegt daran, dass der Mehrbeitrag von 3.420 € nur durch 1.000 € Mehrerstattung ausgeglichen wird.
Dieses Beispiel verdeutlicht: Eine höhere Tarifstufe ist nicht per se besser. Die optimale Wahl hängt immer von der individuellen Krankheitsquote ab. Unser Rechner führt diese Optimierung für jeden einzelnen Mitarbeitenden durch.
Kapitel 05
Kassenvergleich in der Beispielrechnung
Dasselbe Profil — 10 MA, Ø 3.000 € Brutto, 10 Krankheitstage/MA — führt je nach Krankenkasse zu unterschiedlichen Netto-U1-Kosten. Techniker Krankenkasse (TK) 70 %-Tarif (2,1 %): Umlage 7.560 €, Erstattung 7.000 €, Nettokosten 560 €/Jahr. DAK-Gesundheit 70 %-Tarif (2,5 %): Umlage 9.000 €, Erstattung 7.000 €, Nettokosten 2.000 €/Jahr.
Der reine Kassenunterschied ergibt hier eine Differenz von 1.440 €/Jahr — ohne jeden Tarifwechsel, allein aufgrund der unterschiedlichen Umlagesätze. Das zeigt, warum die Kassenstruktur der Belegschaft eine relevante Größe in der U1-Kostenplanung ist.
Betriebe können diesen Einfluss zwar nicht direkt steuern, aber verstehen: Wenn ein neuer Mitarbeitender einer Kasse mit hohem U1-Satz beitritt, steigen die Umlagebeiträge für diesen Mitarbeitenden entsprechend. Die regelmäßige Prüfung aller Kassenverträge bleibt deshalb unverzichtbar.
Kapitel 06
Häufige Fehler bei der U1-Berechnung und wie man sie vermeidet
Fehler 1 — Beitragsbemessungsgrenze ignorieren: Die gilt nur bis zur monatlichen Beitragsbemessungsgrenze. Gehälter darüber werden bei der Berechnung gekappt. Wer diese Grenze ignoriert, überschätzt Beitrag und Erstattung gleichermaßen.
Fehler 2 — Krankheitstage falsch zählen: Nur Arbeitstage in der sphase zählen. Wochenenden ohne vertragliche Arbeitspflicht sind in der Regel nicht erstattungsfähig. Die genaue Zählmethode sollte mit der Lohnbuchhaltung abgestimmt sein.
Fehler 3 — Getrennte Erkrankungen vermischen: Fällt ein Mitarbeitender mehrfach im Jahr wegen unterschiedlicher Erkrankungen aus, öffnet jede neue Erkrankung eine neue Sechs-Wochen-Frist. Wer diese Fälle zusammenzählt, verpasst Erstattungsansprüche. Eine sorgfältige Fallabgrenzung sichert das volle Erstattungspotenzial.