Feststellungsverfahren U1: Sonderfälle und Edge-Cases für Steuerberater und Personalbüros

Das Feststellungsverfahren ist die jährliche Prüfung der Krankenkasse, ob ein Arbeitgeber am U1-Umlageverfahren teilnimmt. Grundlage ist § 3 AAG. Geprüft wird, ob der Arbeitgeber in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt; gewichtet wird mit Teilzeit-Faktoren von 0,25, 0,5, 0,75 und 1,0. Die Krankenkasse stellt die Teilnahmepflicht durch Bescheid fest und teilt dem Arbeitgeber das Ergebnis mit.

Maßgebend ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit jedes einzelnen Arbeitnehmers. Beschäftigte mit nicht mehr als 10 Wochenstunden werden mit dem Faktor 0,25, mit nicht mehr als 20 Stunden mit 0,5, mit nicht mehr als 30 Stunden mit 0,75 und Beschäftigte mit mehr als 30 Wochenstunden mit 1,0 angesetzt (§ 3 Absatz 1 AAG). Die Summe der gewichteten Köpfe ergibt die maßgebende Mitarbeiterzahl; ein Bruchteil ist nicht aufzurunden.

Nicht in die Mitarbeiterzahl einzubeziehen sind Auszubildende (§ 1 Abs. 1 AAG) und schwerbehinderte Menschen im Sinne des SGB IX (§ 3 Abs. 1 Satz 5 AAG). Wie weitere Gruppen zu behandeln sind, etwa Beschäftigte in Elternzeit ohne Arbeitsleistung, klärt die Krankenkasse. Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) werden hingegen mitgezählt — gewichtet mit dem entsprechenden Wochenstunden-Faktor.

Bei einem Betriebsübergang nach § 613a BGB tritt der Erwerber in die Arbeitsverhältnisse ein. Für das Feststellungsverfahren ist maßgebend, wie viele Arbeitnehmer er nach dem Übergang beschäftigt: Der Erwerber wird mit der übernommenen Belegschaft zusammen mit seiner bisherigen geprüft. Überschreitet er nach dem Übergang die 30-Mitarbeiter-Grenze dauerhaft, scheidet er aus dem U1-Verfahren aus; bleibt er darunter, ist er weiterhin umlagepflichtig. Die Krankenkasse trifft eine neue Feststellung zum Folgezeitraum.

Auszubildende werden bei der Berechnung der Mitarbeiterzahl nach § 1 Absatz 1 AAG nicht mitgezählt. Sie sind aber für die Erstattung selbst relevant: Aufwendungen für die Lohnfortzahlung an Auszubildende werden im Rahmen der U1 erstattet, sofern der Arbeitgeber am Verfahren teilnimmt. Für die Feststellung der 30-Mitarbeiter-Grenze bleiben sie außer Betracht.

Geringfügig Beschäftigte zählen bei der Mitarbeiterzahl nach den allgemeinen Regeln mit. Maßgebend ist auch hier die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit, nicht die Höhe der Vergütung. Ein Minijobber mit 8 Wochenstunden wird mit dem Faktor 0,25 angesetzt. Zuständige Einzugsstelle für Minijobs ist die Minijob-Zentrale (Knappschaft-Bahn-See); das Feststellungsverfahren läuft für Minijob-Beschäftigte daher über die KBS.

Kurzarbeit ändert das Arbeitsverhältnis und die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit nicht; die betroffenen Arbeitnehmer werden weiterhin mit ihrem ursprünglichen Wochenstunden-Faktor gezählt. Auch unbezahlter Urlaub ändert die regelmäßige Arbeitszeit nicht. Wie Beschäftigte in Elternzeit ohne Arbeitsleistung zu zählen sind, klärt die Krankenkasse.

Gemeinnützige Vereine und Stiftungen sind als Arbeitgeber grundsätzlich umlagepflichtig nach AAG, sofern sie die Schwelle von 30 Arbeitnehmern nicht überschreiten. Ausgenommen sind nach § 11 Abs. 1 Nr. 4 AAG die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege einschließlich ihrer Untergliederungen, Einrichtungen und Anstalten, es sei denn, sie erklären schriftlich und unwiderruflich ihre Teilnahme. Die Zuordnung im Einzelfall klärt die Krankenkasse.

Für die Frage der Teilnahme am U1-Verfahren ist die Rechtsform des Arbeitgebers nicht ausschlaggebend, solange die Mitarbeiterzahl die 30-Grenze nicht überschreitet. Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sind allerdings nach § 11 Abs. 1 Nr. 1 AAG vom U1-Verfahren ausgenommen, ebenso Einrichtungen und Unternehmen, die an die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes von Bund, Ländern oder Gemeinden gebunden sind. Für natürliche Personen als Arbeitgeber gelten die allgemeinen Regeln ohne Sonderausschluss.

Maßgebend ist der Arbeitgeber, nicht die einzelne Betriebsstätte. Beschäftigt eine natürliche oder juristische Person mehrere Betriebsstätten, werden alle dort beschäftigten Arbeitnehmer für die Feststellung zusammengezählt. Eine Aufteilung auf einzelne Betriebe mit dem Ziel, die 30-Mitarbeiter-Grenze pro Betrieb zu unterschreiten, ist nicht möglich, solange es sich rechtlich um denselben Arbeitgeber handelt.

Vor dem Übergangsstichtag entstandene Aufwendungen verbleiben beim Veräußerer und werden — falls dieser umlagepflichtig war — über sein U1-Verfahren erstattet. Ab dem Übergangsstichtag ist der Erwerber Arbeitgeber im Sinne des AAG; Aufwendungen aus Arbeitsunfähigkeit ab diesem Tag werden über sein Verfahren abgewickelt. Praktisch ist der Erstattungsantrag taggenau zu trennen. Die jeweilige Teilnahme bestimmt sich aus der Mitarbeiterzahl des einzelnen Arbeitgebers.

Mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens bleibt der Arbeitgeber Arbeitgeber im Sinne des AAG; die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis geht auf den Insolvenzverwalter über. Erstattungsansprüche aus U1 für vor Insolvenzeröffnung liegende Arbeitsunfähigkeitszeiten gehören zur Insolvenzmasse; ab Eröffnung sind sie Masseforderungen bzw. werden vom Insolvenzverwalter geltend gemacht. Die U1-Pflicht selbst entfällt durch die Insolvenz nicht; die Beiträge sind weiter abzuführen, soweit die Belegschaft fortbeschäftigt wird. Daneben besteht der Anspruch auf Insolvenzgeld nach §§ 165 ff. SGB III, der über die U3-Umlage finanziert wird.

Botschaften und konsularische Vertretungen ausländischer Staaten genießen nach dem Wiener Übereinkommen über diplomatische bzw. konsularische Beziehungen weitreichende Befreiungen. Sie unterliegen grundsätzlich nicht der deutschen Arbeitgebereigenschaft im Sinne des AAG; eine U1-Pflicht besteht regelmäßig nicht. Beschäftigt eine Botschaft jedoch Ortskräfte, die der deutschen Sozialversicherung unterliegen (z. B. weil keine Befreiung vereinbart ist), kann eine Umlagepflicht im Einzelfall bestehen. Die Klärung erfolgt durch die zuständige Krankenkasse.

Politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes sind privatrechtliche Vereinigungen und damit grundsätzlich umlagepflichtig nach AAG. Sie unterliegen denselben Regeln wie andere Arbeitgeber: Bei in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern besteht U1-Pflicht, U2 gilt unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Für ihre hauptamtlichen Mitarbeiter ist die Krankenkasse zuständige Einzugsstelle.

Aufgaben und Personal der ausländischen Stationierungskräfte unterliegen besonderen Regelungen aus dem NATO-Truppenstatut und dem Zusatzabkommen. Lohnabrechnungen für deutsches Personal bei den Stationierungskräften erfolgen häufig über das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen oder vergleichbare Stellen; eine U1-Pflicht im Sinne des AAG besteht für die ausländischen Streitkräfte selbst regelmäßig nicht. Im Zweifelsfall klärt die Krankenkasse die Zuordnung.

Bei Neugründung eines Betriebs liegt noch kein Vorjahreszeitraum vor. Die Krankenkasse stellt die Teilnahmepflicht in diesem Fall anhand einer prognostischen Betrachtung der voraussichtlichen Mitarbeiterzahl im laufenden Jahr fest. Stellt sich später heraus, dass die Prognose abweicht, kann die Feststellung für das Folgejahr korrigiert werden. Die Mitwirkung des Arbeitgebers (Auskünfte gegenüber der Krankenkasse) ist ausdrücklich vorgesehen.

Maßgebend ist nach § 3 Absatz 1 AAG, ob der Arbeitgeber im vorangegangenen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat. War dies der Fall, nimmt er im laufenden Kalenderjahr am U1-Verfahren teil. Überschreitungen der Grenze in höchstens vier Kalendermonaten ändern die Teilnahme daher nicht.

Eine unterjährige Über- oder Unterschreitung führt nicht sofort zum Wechsel der Teilnahme. Die Teilnahme am U1-Verfahren wird nach § 3 AAG für ein ganzes Kalenderjahr festgestellt; maßgebend ist der Acht-Monats-Zeitraum im Vorjahr. Erst die nächste jährliche Feststellung berücksichtigt die geänderten Verhältnisse. Bei dauerhaften Strukturveränderungen (Betriebsübernahme, Insolvenz, Schließung von Betriebsteilen) kann eine vorzeitige Neufeststellung in Betracht kommen.

Für Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich anerkannter Werkstätten, die zur Werkstatt in einem arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis stehen, gilt das Ausgleichsverfahren nicht (§ 11 Abs. 2 Nr. 4 AAG; U1 und U2). Für das übrige Personal der Werkstatt gelten die allgemeinen Regeln.

Beschäftigt ein Arbeitgeber Arbeitnehmer, die bei verschiedenen Krankenkassen versichert sind, führt jede Krankenkasse ihr eigenes Verfahren — Beitragseinzug, Erstattung und Tarifwahl laufen kassenspezifisch. Die Feststellung der Teilnahme am U1-Verfahren bezieht sich aber stets auf den Arbeitgeber als Ganzes; sie ist nicht auf einzelne Beschäftigtengruppen beschränkt. Praktisch erhält der Arbeitgeber daher von jeder beteiligten Kasse einen eigenen Feststellungsbescheid mit übereinstimmender Aussage zur Teilnahme. Eine Übersicht aller Tarifstufen je Kasse finden Sie im Krankenkassen-Vergleich.