Das U1-Verfahren für Arbeitgeber erklärt

Das U1-Verfahren basiert auf dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), das seit 2006 in Kraft ist und das frühere Lohnfortzahlungsgesetz abgelöst hat. Ziel des Gesetzes ist es, die finanzielle Belastung durch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall auf alle beteiligten Arbeitgeber zu verteilen.

Teilnahmepflichtig sind alle Arbeitgeber, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen. Die Schwelle wird auf Basis von Vollzeitäquivalenten berechnet: Teilzeitkräfte bis 10 Stunden pro Woche zählen mit 0,25, bis 20 Stunden mit 0,5, bis 30 Stunden mit 0,75.

Für Arbeitgeber oberhalb der 30-Mitarbeiter-Grenze besteht keine U1-Pflicht — sie tragen die Entgeltfortzahlungskosten vollständig selbst. Die Grenze wird jährlich neu auf Basis des Vorjahres geprüft.

Die Teilnahme am U1-Verfahren erfolgt automatisch über die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers. Arbeitgeber müssen sich nicht gesondert anmelden — die U1-Umlage wird zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen monatlich abgeführt.

Im Krankheitsfall kann der Arbeitgeber die gezahlte Entgeltfortzahlung bei der zuständigen Krankenkasse zur Erstattung einreichen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen ununterbrochen beschäftigt war. Die Erstattung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Wochen.

Wichtig: Die Erstattungsquote hängt von der gewählten Tarifstufe ab. Je nach Krankenkasse und Satz werden zwischen 40 % und 80 % des fortgezahlten Arbeitsentgelts erstattet. Die Wahl der richtigen Tarifstufe ist ein zentraler Optimierungshebel.

Die meisten Krankenkassen bieten mehrere Erstattungssätze an – je nach Kasse zwischen 40 % und 80 %; ein niedrigerer Erstattungssatz hat einen niedrigeren Umlagesatz.

Der Beitragssatz für die Umlage steigt mit der Erstattungsquote. Ein höherer Tarif lohnt sich jedoch nur, wenn die Erstattungen die Mehrbeiträge übersteigen — das ist bei überdurchschnittlichem Krankenstand der Fall.

Unser Rechner analysiert Ihren Krankenstand und ermittelt, welche Tarifstufe je Krankenkasse für Ihren Betrieb wirtschaftlich optimal ist. Die Ersparnis kann je nach Betrieb mehrere Hundert bis über tausend Euro pro Jahr betragen.

Erstattungsanträge können unterjährig gestellt werden. Die Verjährungsfrist beträgt vier Jahre, sodass auch ältere Krankheitsfälle noch geltend gemacht werden können — jedoch empfiehlt sich zeitnahe Einreichung.

Für den Wechsel der Tarifstufe gilt: Die Wahlerklärung muss in der Form und Frist eingehen, die die Satzung der jeweiligen Krankenkasse vorsieht; der gewählte Satz gilt ab dem 1. Januar und bindet für das gesamte Kalenderjahr. Ein unterjähriger Wechsel ist nicht möglich.

Digitale Antragstellung ist direkt über die Online-Portale der Krankenkassen möglich. Unser Dienst erstellt die Wahlerklärungen für alle betroffenen Kassen in einem Schritt und reicht sie ein, wo die Kasse das zulässt.