Lohnfortzahlung bei Organspende: Vollerstattung über die Krankenkasse des Empfängers

Mit dem Gewebegesetz wurde 2007 in das Entgeltfortzahlungsgesetz ein eigener § 3a eingefügt. Er regelt die Lohnfortzahlung bei einer Spende von Organen, Geweben oder Blutstammzellen (z. B. Knochenmark) durch eine Lebendspende. Die Vorschrift ist eine Lex specialis: Sie geht den allgemeinen Regeln des § 3 EFZG vor.

Anwendungsbereich: Erfasst sind alle Spenden, die nach den Bestimmungen des Transplantationsgesetzes (TPG) oder des Transfusionsgesetzes erlaubt und in einer dafür zugelassenen Einrichtung durchgeführt werden. Postmortale Spenden fallen begriffsbedingt nicht darunter — relevant ist immer die Lebendspende.

Die Lohnfortzahlung umfasst die Zeit der Operation, der Vor- und Nachuntersuchungen sowie der unfallbedingten oder spendebedingten Arbeitsunfähigkeit. In der Praxis sind das je nach Spende-Art zwischen wenigen Tagen (Knochenmark, Blutstammzellen) und mehreren Wochen (Niere, Teilleber).

Hier liegt der entscheidende Unterschied zur normalen Krankheit oder Reha: Der Arbeitgeber bekommt 100 % des fortgezahlten Arbeitsentgelts inklusive der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung erstattet — und zwar von dem Krankenversicherungsträger der Empfängerin bzw. des Empfängers (nicht über die eigene U1-Umlage).

Das steht so in § 3a Abs. 2 EFZG. Wirtschaftlich bedeutet das: Spenderfälle sind für den spendenden Betrieb kostenneutral. Es fließt der volle Brutto-Arbeitslohn zurück, dazu kommt der pauschalierte Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Eine Selbstbeteiligung über die U1-Tarifstufe gibt es nicht.

Wichtig: Wenn der Empfänger nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z. B. Privatpatient oder Selbstzahler), erfolgt die Erstattung durch das Krankenhaus, in dem die Spende durchgeführt wurde. In jedem Fall ist eine Eigenbelastung des Spender-Arbeitgebers ausgeschlossen.

Praktischer Hinweis: Da die Erstattung nicht über die U1-Umlage läuft, beeinflussen Spende-Fälle Ihre U1-Tarifkalkulation nicht. Sie müssen Spende-Tage gesondert in der Lohnabrechnung kennzeichnen, damit sie nicht versehentlich in den U1-Erstattungsantrag fließen.

1. Information durch den Spender: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über die geplante Spende. Empfehlung: schriftlich, mit voraussichtlichem OP-Termin und Klinik-Bezeichnung.

2. Bestätigung der Klinik: Vor oder unmittelbar nach der Spende erhalten Sie eine ärztliche Bescheinigung, aus der Spende-Art, Krankenhaus und voraussichtliche Ausfalldauer hervorgehen. Diese Bescheinigung enthält auch den Namen der Krankenkasse des Empfängers (oder den Hinweis auf die zuständige Klinik bei Privatpatienten).

3. Lohnabrechnung: Sie zahlen den vollen Brutto-Lohn für den gesamten Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit weiter — ohne Karenzzeit, ohne Begrenzung auf sechs Wochen. § 3a EFZG kennt keine 6-Wochen-Grenze.

4. Erstattungsantrag: Ihr Antrag geht direkt an die genannte Krankenkasse des Empfängers (nicht an Ihre eigene Krankenkasse, nicht über das maschinelle U1-Verfahren). Erforderlich sind: ärztliche Bescheinigung, Lohnabrechnung für die Spende-Tage und Nachweis der Sozialversicherungsbeiträge.

5. Auszahlung: Die Krankenkasse des Empfängers erstattet den Brutto-Lohn plus Arbeitgeberanteile in voller Höhe. Eine Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen ist üblich.

Die häufigste Verwechslung in der Praxis: Spende-Tage werden versehentlich als „normale Arbeitsunfähigkeit“ verbucht und über das U1-Verfahren bei der eigenen Krankenkasse abgerechnet. Folge: Sie erhalten nur einen Teil der Kosten erstattet (z. B. 50 % oder 70 % über die U1-Tarifstufe), obwohl Ihnen 100 % zugestanden hätten.

Saubere Trennung: Lohnabrechnungssoftware sollte einen eigenen Abwesenheitsschlüssel für Organ-/Gewebespende führen. Die DEÜV-Meldung erfolgt mit Abgabegrund „Organspende“ (entsprechende Codierung in der Krankenkassenmeldung).

Auch die Krankenkasse des Spenders selbst zahlt nichts: Die ist beim Spende-Vorgang nicht zuständig. Die volle wirtschaftliche Last trägt die Krankenkasse des Empfängers — so wollte es der Gesetzgeber, weil der medizinische Vorteil der Empfänger trägt.

Sonderfall doppelter Anspruch: Erkrankt die Mitarbeiterin nach abgeschlossener Spende-Behandlung an einer unabhängigen Krankheit (z. B. einem grippalen Infekt zwei Monate später), gilt für diese neue Krankheit die normale Lohnfortzahlung nach § 3 EFZG samt U1-Erstattung. Die Spende verbraucht keinen Teil des 6-Wochen-Kontingents.

Einen vollständigen Überblick über alle Sonderfälle — von Reha-Maßnahmen über Arbeitsunfälle bis zum Minijob — bietet die Übersichtsseite U1-Sonderfälle.

Fallstrick 1 — Erstattungsantrag verspätet gestellt: Die Verjährungsfrist beträgt vier Jahre, in der Praxis sollten Sie aber innerhalb von sechs Monaten abrechnen. Verlorene oder unauffindbare ärztliche Bescheinigungen sind der häufigste Grund für ausbleibende Erstattungen.

Fallstrick 2 — Falsche Krankenkasse adressiert: Der Antrag muss an die Krankenkasse des Empfängers gehen, nicht an Ihre Hauskasse. Die Klinik gibt Ihnen die korrekte Adresse mit der Bescheinigung — bewahren Sie diese gut auf.

Fallstrick 3 — Doppelte Verbuchung: Spende-Tage dürfen nicht im U1-Erstattungsantrag auftauchen. Andernfalls würde Ihre Krankenkasse die Auszahlung kürzen oder zurückfordern.

Tipp: Halten Sie für Mitarbeitende, die als potenzielle Spender (z. B. Knochenmark-Register) gemeldet sind, einen kurzen Standardprozess bereit. Das vermeidet Hektik im Anlassfall und sorgt dafür, dass die volle Erstattung sicher fließt.

Tritt im gleichen Betrieb auch ein Arbeitsunfall auf, gelten andere Erstattungsregeln — die Berufsgenossenschaft (BG) kommt ins Spiel. Was das bedeutet, erklärt der Artikel Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfall.

Die U1-Umlage gehört für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitenden zu den gesetzlich geregelten Pflichtabgaben im Personalbereich. Viele Arbeitgeber zahlen jedoch mehr als notwendig, weil die Tarifstufe nie aktiv optimiert wurde.

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