Kapitel 01
§ 3a EFZG: Eigene Anspruchsgrundlage neben der normalen Lohnfortzahlung
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt Spenden in § 3a, unabhängig von der Lohnfortzahlung bei Krankheit nach § 3 EFZG.
Anwendungsbereich: Erfasst sind Spenden von Organen oder Geweben nach dem Transplantationsgesetz (TPG), also Lebendspenden, sowie Blutspenden zur Separation von Blutstammzellen oder anderen Blutbestandteilen im Sinne des Transfusionsgesetzes. Postmortale Spenden fallen begriffsbedingt nicht darunter — relevant ist immer die Lebendspende.
Die Lohnfortzahlung gilt, wenn Beschäftigte durch Arbeitsunfähigkeit infolge der Spende an ihrer Arbeitsleistung verhindert sind (§ 3a Abs. 1 EFZG). In der Praxis sind das je nach Spende-Art zwischen wenigen Tagen (Knochenmark, Blutstammzellen) und mehreren Wochen (Niere, Teilleber).
Kapitel 02
Erstattung nicht über U1, sondern durch den Versicherungsträger des Empfängers
Hier liegt der entscheidende Unterschied zur normalen Krankheit oder Reha: Ist die Empfängerin oder der Empfänger gesetzlich versichert, erstattet deren Krankenkasse das fortgezahlte Arbeitsentgelt einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und zur betrieblichen Altersversorgung in voller Höhe (§ 3a Abs. 2 EFZG) – nicht über die eigene U1-Umlage.
Bei gesetzlich versicherten Empfängern gibt es damit keine Selbstbeteiligung.
Wichtig: Ist der Empfänger privat versichert, erstattet das private Versicherungsunternehmen in der Höhe, die der Tarif des Empfängers vorsieht; bei Beihilfeberechtigten des Bundes erstattet der zuständige Beihilfeträger zum Bemessungssatz (§ 3a Abs. 2 EFZG). In diesen Fällen kann ein Teil der Kosten beim Arbeitgeber bleiben.
Praktischer Hinweis: Da die Erstattung nicht über die U1-Umlage läuft, beeinflussen Spende-Fälle die Wahl Ihres U1- nicht. Sie müssen Spende-Tage gesondert in der Lohnabrechnung kennzeichnen, damit sie nicht versehentlich in den U1-Erstattungsantrag fließen.
Kapitel 03
Ablauf der Erstattung: So gehen Arbeitgeber Schritt für Schritt vor
1. Information durch den Spender: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über die geplante Spende. Empfehlung: schriftlich, mit voraussichtlichem OP-Termin und Klinik-Bezeichnung.
2. Bestätigung der Klinik: Vor oder unmittelbar nach der Spende erhalten Sie eine ärztliche Bescheinigung, aus der Spende-Art, Krankenhaus und voraussichtliche Ausfalldauer hervorgehen. Die Angaben zum Versicherungsträger des Empfängers muss Ihnen der Spender mitteilen (§ 3a Abs. 2 EFZG).
3. Lohnabrechnung: Sie zahlen das Entgelt für die Dauer der spendebedingten Arbeitsunfähigkeit weiter – bis zur Dauer von sechs Wochen (§ 3a Abs. 1 EFZG). Anders als bei Krankheit gilt keine vierwöchige Wartezeit.
4. Erstattungsantrag: Ihr Antrag geht an den Versicherungsträger des Empfängers (nicht an die Krankenkasse Ihres Beschäftigten, nicht über das maschinelle U1-Verfahren). Erforderlich sind: ärztliche Bescheinigung, Lohnabrechnung für die Spende-Tage und Nachweis der Sozialversicherungsbeiträge.
5. Auszahlung: Bei gesetzlich versicherten Empfängern erstattet die Krankenkasse das Entgelt und die Arbeitgeberbeiträge in voller Höhe; bei privat Versicherten nach Tarif, bei Beihilfeberechtigten des Bundes nach Bemessungssatz.
Kapitel 04
Abgrenzung zur U1 und zur normalen Lohnfortzahlung bei Krankheit
Eine mögliche Verwechslung: Spende-Tage werden versehentlich als „normale Arbeitsunfähigkeit“ verbucht und über das U1-Verfahren bei der Krankenkasse des Beschäftigten abgerechnet. Folge: Die U1-Erstattung steht Ihnen für diese Tage nicht zu und kann zurückgefordert werden, während der Anspruch gegen den Versicherungsträger des Empfängers ungenutzt bleibt.
Saubere Trennung: Lohnabrechnungssoftware sollte einen eigenen Abwesenheitsschlüssel für Organ-/Gewebespende führen.
Die Krankenkasse des Spenders erstattet nichts. Die Erstattung trägt der Versicherungsträger des Empfängers (§ 3a Abs. 2 EFZG). Nur bei besonderen Nierenspenden – Überkreuz-Lebendspenden und anonymen Spenden an unbekannte Empfänger – darf die Krankenkasse des Spenders Ihnen die erstattungspflichtige Krankenkasse nennen (§ 3a Abs. 2 Satz 2 EFZG).
Sonderfall doppelter Anspruch: Erkrankt die Mitarbeiterin nach abgeschlossener Spende-Behandlung an einer unabhängigen Krankheit (z. B. einem grippalen Infekt zwei Monate später), gilt für diese neue Krankheit die normale Lohnfortzahlung nach § 3 EFZG samt U1-Erstattung.
Einen vollständigen Überblick über alle Sonderfälle — von Reha-Maßnahmen über Arbeitsunfälle bis zum Minijob — bietet die Übersichtsseite U1-Sonderfälle.
Kapitel 05
Häufige Fallstricke und Tipps für die Praxis
Fallstrick 1 — Erstattungsantrag verspätet gestellt: Rechnen Sie zeitnah ab und bewahren Sie die ärztlichen Bescheinigungen auf; ohne sie lässt sich der Anspruch schwer belegen.
Fallstrick 2 — Antrag an die falsche Stelle: Der Antrag muss an den Versicherungsträger des Empfängers gehen, nicht an die Krankenkasse Ihres Beschäftigten. Bewahren Sie die Angaben des Spenders zusammen mit der Bescheinigung auf.
Fallstrick 3 — Doppelte Verbuchung: Spende-Tage gehören nicht in den U1-Erstattungsantrag.
Tipp: Halten Sie für Mitarbeitende, die als potenzielle Spender (z. B. Knochenmark-Register) gemeldet sind, einen kurzen Standardprozess bereit. Das vermeidet Hektik im Anlassfall und sorgt dafür, dass die Erstattung reibungslos läuft.
Bei einem Arbeitsunfall gelten andere Regeln: In den ersten sechs Wochen läuft die Erstattung bei Teilnahme am U1-Verfahren wie bei Krankheit über die U1, danach zahlt die Berufsgenossenschaft Verletztengeld an die Beschäftigten. Mehr dazu im Artikel Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfall.