Lohnfortzahlung bei Reha- und Vorsorgemaßnahmen: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers gilt nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zunächst nur bei einer „Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit“. § 9 EFZG stellt jedoch ausdrücklich klar: Auch eine medizinisch notwendige Maßnahme der Vorsorge oder Rehabilitation gilt rechtlich als Arbeitsunfähigkeit, wenn sie von einem Träger der Sozialversicherung, einer Verwaltungsbehörde der Kriegsopferversorgung oder einem sonstigen anerkannten Träger bewilligt wurde und in einer Einrichtung der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation durchgeführt wird.

Damit löst die Reha- bzw. Vorsorgemaßnahme genauso einen Lohnfortzahlungsanspruch von bis zu sechs Wochen (42 Kalendertagen) aus wie eine reguläre Erkrankung. Der Anspruch entsteht ab dem ersten Tag der Maßnahme, sofern das Arbeitsverhältnis bereits seit mindestens vier Wochen besteht.

Wichtig für Arbeitgeber: Eine ambulante Vorsorge auf eigene Initiative ohne Bewilligung eines Sozialversicherungsträgers fällt nicht unter § 9 EFZG. Ohne Bewilligung muss die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Urlaub nehmen oder unbezahlt von der Arbeit fernbleiben.

Anders als bei einer regulären Krankschreibung genügt keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Hausarztes. Erforderlich ist der Bewilligungsbescheid des Trägers — also der Rentenversicherung, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft oder eines anderen anerkannten Sozialleistungsträgers. Darin sind Beginn, Dauer, Einrichtung und Bewilligungsstelle ausgewiesen.

Praktisch bedeutet das: Sobald die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den Bewilligungsbescheid erhalten hat, muss sie oder er Sie unverzüglich informieren und eine Kopie vorlegen. Der Antrag und die Bewilligung erfolgen in der Regel mehrere Wochen vor Maßnahmebeginn — Sie haben also genügend Vorlauf, um Vertretung zu organisieren.

Für die spätere U1-Erstattung müssen Sie den Bewilligungsbescheid mindestens fünf Jahre aufbewahren. Bei einer Betriebsprüfung der Sozialversicherung kann die Krankenkasse die Vorlage verlangen, um die Erstattung im Nachhinein zu prüfen.

Die Erstattung erfolgt — genauso wie bei normaler Krankheit — über das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) nach dem U1-Verfahren. Voraussetzung ist die U1-Pflicht des Betriebs (in der Regel Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Mitarbeitenden).

Erstattet wird der Bruttoarbeitslohn (begrenzt durch die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung), multipliziert mit dem Erstattungssatz Ihres gewählten U1-Tarifs. Je nach Krankenkasse und Tarifstufe sind das typischerweise 50 %, 70 % oder 80 %. Auch der pauschalierte Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird mit erstattet — die genaue Pauschale variiert je Kasse zwischen ca. 16 % und 21 %.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin verdient 3.500 € brutto/Monat und tritt eine bewilligte 3-wöchige Reha-Maßnahme an. Der erstattungsfähige Lohnbetrag liegt bei rund 2.625 €. Bei einem 80 %-Tarif erhalten Sie ca. 2.100 € zurück, zusätzlich der Sozialversicherungsanteil. Die Wahl der richtigen Tarifstufe entscheidet über Hunderte Euro Differenz pro Reha-Fall.

Den Erstattungsantrag stellen Sie über das maschinelle Erstattungsverfahren (sv.net oder Ihre Lohnsoftware), wahlweise tagesgenau pro Maßnahme oder gesammelt zum Monatsende.

Verlängerung über sechs Wochen hinaus: Wird die Reha-Maßnahme verlängert oder schließt sich an die Reha eine reguläre Arbeitsunfähigkeit derselben Ursache an, verlängert sich die Lohnfortzahlung nicht über die sechs Wochen hinaus. Ab Tag 43 erhält die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Krankengeld bzw. Übergangsgeld vom Sozialversicherungsträger — der Arbeitgeber zahlt nicht weiter.

Ambulante Reha: Eine ambulante Vorsorge- oder Reha-Maßnahme begründet nur dann einen Lohnfortzahlungsanspruch, wenn sie ebenfalls bewilligt ist und in einer anerkannten Einrichtung durchgeführt wird. Eine selbst organisierte Wellness-Kur fällt nicht darunter.

Mehrere Maßnahmen pro Jahr: Wird innerhalb von zwölf Monaten eine zweite Reha aus derselben Ursache bewilligt, gilt die Anrechnungsregel des § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG: Die ersten sechs Wochen werden auf das insgesamt 42-tägige Lohnfortzahlungs-Kontingent angerechnet. Bei unterschiedlichen Ursachen entsteht jeweils ein neuer Anspruch.

Reha ohne Lohnfortzahlung: Lehnt ein Arbeitgeber die Lohnfortzahlung wegen formaler Mängel (z. B. fehlender Bewilligung) ab, sollte er das schriftlich begründen. Der Arbeitnehmer kann dann Übergangsgeld direkt beim Träger beantragen.

Frühzeitige Klärung: Sobald ein Bewilligungsbescheid eingeht, sollte die Personalabteilung Vertretungsregelungen und die korrekte Lohnabrechnung vorbereiten. Die durchschnittliche Vorlaufzeit zwischen Antragstellung und Maßnahmebeginn beträgt vier bis zwölf Wochen.

Korrekte Lohnabrechnung: Die Lohnfortzahlungsdauer muss in der Entgeltabrechnung als „Reha/Vorsorge“ gekennzeichnet werden — das vereinfacht den späteren U1-Erstattungsantrag und ist relevant für die DEÜV-Meldung an die Sozialversicherung.

Tarifprüfung im Hinblick auf Reha-Häufigkeit: In Branchen mit hoher körperlicher Belastung (Pflege, Bau, Logistik) sind Reha-Maßnahmen häufiger. Hier kann sich ein höherer U1-Erstattungstarif (80 % statt 50 %) wirtschaftlich besonders lohnen — unser Rechner zeigt die individuelle Optimal-Konstellation.

Datenschutz: Der konkrete Reha-Grund (Krankheitsbild) geht den Arbeitgeber rechtlich nichts an. Sie dürfen lediglich die Bewilligung und Dauer einsehen — nicht die Diagnose.

Einen Überblick über alle Sonderfälle — Organspende, Arbeitsunfall, Minijob und Privathaushalt — bietet die Übersichtsseite U1-Sonderfälle. Für Arbeitsunfälle gelten eigene Erstattungsregeln mit BG-Beteiligung, die der Artikel Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfall detailliert erklärt.

Die U1-Umlage gehört für Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitenden zu den gesetzlich geregelten Pflichtabgaben im Personalbereich. Viele Arbeitgeber zahlen jedoch mehr als notwendig, weil die Tarifstufe nie aktiv optimiert wurde.

Unser Schnellrechner ermöglicht eine erste Einschätzung ohne Registrierung. Jetzt Potenzial berechnen.