Wie stelle ich einen U1-Erstattungsantrag?

Der U1-Erstattungsantrag wird bei der Krankenkasse des erkrankten Mitarbeitenden gestellt — nicht bei einer zentralen Stelle. Bei 7 Krankenkassen im Betrieb müssen entsprechend bis zu 7 separate Anträge gestellt werden.

Benötigte Unterlagen: (1) Ausgefülltes Antragsformular der jeweiligen Kasse. (2) Kopie der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). (3) Entgeltnachweis (Lohnabrechnung oder Gehaltsnachweis für den Erstattungszeitraum). (4) Nachweis der Lohnfortzahlungspflicht (Beschäftigungsdauer mindestens 4 Wochen).

Einreichungswege: postalisch, per Fax oder — zunehmend — über Online-Portale der Krankenkassen. Viele Kassen (TK, BARMER, DAK, AOK) ermöglichen heute vollständig papierlose Antragseinreichung über ihren Arbeitgeber-Login.

Frist: Erstattungsansprüche verjähren nach vier Jahren. Es gibt keine Mindestfrist nach dem Krankheitsfall, aber zeitnahe Einreichung (idealerweise innerhalb von 2–4 Wochen) beschleunigt die Bearbeitung und minimiert das Risiko, Unterlagen zu verlegen.

Bearbeitungsdauer: In der Regel 2–6 Wochen nach vollständiger Einreichung. Bei unvollständigen Unterlagen kommen Rückfragen von der Kasse — was die Bearbeitungszeit verlängert.

Wichtig: Krankenkassen erinnern Arbeitgeber nicht automatisch daran, Erstattungsanträge zu stellen. Das Monitoring liegt vollständig beim Arbeitgeber. Systeme oder Dienste, die den Überblick behalten, sind besonders bei vielen Mitarbeitenden wertvoll.